Een belangrijke stap om de kansen weer zichtbaar te maken is het doorlichten van het orderproces. Deze stap is niet alleen essentieel, maar geeft een goed beeld van hoe een order door het proces verloopt, welke middelen (mens en machines) er nodig zijn en waar kansen liggen in het order- en productieproces.
Bij het doorlopen van het orderproces wordt gekeken naar de drie factoren: Personeel, Proces en Product
Bij het doorlopen van de processen wordt gekeken hoe de interne communicatie verloopt binnen het team, maar ook hoe teams afdelingsbreed met elkaar communiceren. Hoe beter er wordt samengewerkt hoe effectief en efficiënt het product door het proces kan stromen.
Het kan zijn dat er verstoringen zijn binnen de communicatie die blootgelegd worden bij het doorlichten van de processen. Adequaat en goed communiceren draagt onder anderen bij aan de verbetering van kwaliteit en betrokkenheid van het team. Wat aangeeft dat personeel een belangrijke factor is. Vaak is verandering lastig voor mensen, maar wel noodzakelijk.
Slimmer produceren kan leiden tot weerstand, terwijl dit een efficiëntere oplossing is die geen extra investering kost. Maar een andere manier van werken. LPC kan laten zien wat voor voordelen er te behalen zijn met slimmer te produceren om de betrokkenheid en bereidheid te vergroten.
Continue ontwikkeling is tegenwoordig geen luxe, maar een keiharde eis om van betekenis te zijn. Dat geldt voor organisaties én hun mensen. Tegelijk liggen daar ook grote kansen om op positieve wijze het verschil te maken.
Ieder mens is uniek en heeft specifieke talenten. Door deze te koesteren en op krachtige wijze te koppelen aan de organisatiedoelstellingen ontstaat de flow die succesvolle organisaties kenmerkt.
Juist in deze onzekere tijden is het belangrijker dan ooit om in contact te blijven met je mensen. Het voeren van jaarlijkse functioneringsgesprekken leveren hier geen bijdrage aan. Juist nu is daarom het moment aangebroken om te switchen van functioneringsgesprekken naar een continu dialoog.
Door het starten van een continu dialoog met je mensen ben je constant op de hoogte van de mate van tevredenheid over de arbeidsrelatie, je weet wat de actuele ontwikkelingsbehoefte is en vooral wat het potentieel van je mensen is.
Deze aspecten zijn meer dan ooit zo belangrijk om samen op de juiste manier te kunnen werken aan het bereiken van organisatiedoelstellingen en om te kunnen anticiperen op de huidige ontwikkelingen en de economische effecten hier van. De zelfbewuste ondernemers zouden bereid moeten zijn om de verantwoordelijkheid te nemen voor en te investeren in de ontwikkeling van hun organisatie en die van hun medewerkers. Op die manier maken zij de organisatie en hun mensen zo niet alleen toekomstbestendig. Ze zorgen er dan ook voor dat hun mensen hun eigen toekomst creëren.
Productcomplexiteit heeft een grote invloed op het proces. Bij het doorlopen van de processen wordt gekeken naar:
Bij het in kaart brengen van de processen wordt zichtbaar waar tijd nodig is. Eén goed voorbeeld is controle voorcalculatie versus nacalculatie. Hier heb je als bedrijf vaak geen zicht op waardoor nuttige order procesinformatie niet wordt gebruikt en beslissingen worden gemaakt op basis van gevoel. Tijd is een belangrijk component in processen. Tijd en flow bepalen hoe de werklast (bottleneck) gedurende de dag verschuift. Vaak is dit zeer complex omdat de route en tijdsduren per product kunnen verschillen. Deze zullen wij concreet maken en visualiseren aan de hand van de specificaties van een order. Hiermee krijgt men een werkelijk beeld van hoe het proces efficiënt kan verlopen, hoe de bottleneck verschuift, hoe mensen gepositioneerd moeten worden gedurende de dag en welke keuzes je als bedrijf kan maken om meer output te realiseren.
Bij het doorlopen van de productieorder wordt gekeken naar:
Bij het produceren van de orders is data erg belangrijk. Wanneer data ontbreekt of vervuild is ontstaat er ruis. Dit resulteert in productieverlies en onnodige wachttijden. Twee goede voorbeelden zijn:
constante ontwikkeling van producten (revisiemanagement) en niet voldoende grondstoffen op voorraad (inkoopmanagement).
Bij het in kaart brengen van de product specificaties wordt zichtbaar welke data wanneer en waar wordt opgeslagen. Dit heeft een positief effect op de effectiviteit. Door de systemen juist in te richten, toe te passen en te gebruiken wordt voorkomen dat ruis ontstaat. De juiste data is voorhanden.
Hiermee wordt simpelweg voorkomen dat irritaties over en onnodig werk ontstaan. Dit geldt ook voor revisiemanagement. De laatste wijzigingen van de klant zijn in het systeem opgenomen en real time beschikbaar.
Real time data zorgt mede ervoor dat medewerkers minder worden gestoord voor rework en/of aanpassingen waardoor de betrokkenheid wordt verhoogd.
Een rapport en evaluatie geven weer waar en welke kansen er liggen voor jouw bedrijf. Daaraan wordt een plan van aanpak gekoppeld waar prioriteiten, eventuele investeringen en Return of Investment worden benoemd en beschreven.
Hieronder een voorbeeld van een traject voor het optimalisatie bedrijfsprocessen en bijbehorende systemen.
Het interviewen van de afdelingen
Het in kaart brengen van de processen, met zicht op:
▪ Wachttijden
▪ Verstoringen
Analyse procesorder flow en bottleneck. Het in kaart brengen van de orderrouting, met zicht op:
▪ Effect One-Piece-Flow
▪ Optimale ordergrootte
▪ Bottleneck en verschuiving
▪ Welke keuze goed is om capaciteit toe te voegen
Het gezamenlijk benoemen van de mogelijk oplossingen en priorisering
▪ Keuzes op basis van data en ervaring
▪ Draagvlak creëren voor verbeteringen
Deze fase wordt afgesloten met een bondig rapport en een eindevaluatie